[퍼펙트 프리젠테이션] 1부 1장 기획의 중요성

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퍼펙트 프리젠테이션 시즌 2

이 글은 해당 도서를 읽고 요약 정리한 내용입니다.

자세한 내용은 책을 확인하세요.

 

알아두기 :

프리젠테이션은 커뮤니케이션이다.

Say what you think, write what you say.

프리젠테이션은 청중의 행동을 바꾸는 것이다.

장표보다 내용의 질이 우선이다

 

프리젠테이션는 왜 하는가?

 

프레젠테이션의 목적은

청중의 행동을 바꾸는 것이다.

프리젠테이션의 주제가 무엇이든 목적을 달성하는 것이 목표이다.

 

프리젠테이션의 4단계

 

1. 기획 : 프리젠테이션의 목적에 따른 형식 결정과 작업 분배, 작업 실행 과정

 

2. 디자인 : 프리젠테이션 슬라이드를 디자인하는 과정

 

3. 준비 / 연습 : 발표 연습과 발표에 필요한 도구를 준비하는 과정

 

4. 발표 : 프리젠테이션 장소와 발표 도구 점검 / 실제 프리젠테이션 진행 / 질문과 답변

 

이후는 피드백을 통해 개선점 보완, 다음 프리젠테이션 준비

 

 

 

체크 포인트

 

0. 프리젠테이션이 성공하기 위해서는 설명하려는 내용이 완벽하게 준비되어 있어야 한다.

• 잡스의 아이폰 발표 프리젠테이션이 최고인 이유는, 아이폰 자체가 혁신적이며 쓰고 싶은 제품이었기 때문이다.

1. 프리젠테이션 기획을 제대로 하지 않을 경우 지금껏 노력한 결과물이 모두 망가질 위험이 있다.

• 프리젠테이션에서 기획은 그 어떤 활동보다 중요하다

 

2. 프리젠테이션은 처음부터 끝까지 물흐르듯 이어지는 스토리텔링 방식으로 진행되어야 한다.

• 긴장과 이완을 적극적으로 활용한다. 즉 중요한 것과 중요하지 않은 것을 구분한다.
• 호랑이가 처음부터 끝까지 나오면 재미없다. 진지할 부분과 아닌 부분을 적절하게 배치한다.
• 청중은 최대 10분까지밖에 집중하지 못한다.

3. 스토리텔링을 하기 위한 기록물을 스토리라인이라 한다.

• 스토리라인의 작성은 프리젠테이션 기획의 첫걸음이며 반드시 거처야 하는 과정이다.
• Say what you think, write what you say.

 

4. 스토리라인은 두 단계에 걸쳐 작성한다.

 

첫 번째 단계는 주제의 크기별로 트리 구조를 만들어가는것,

• 대주제 : 프리젠테이션의 제목
• 중간 주제 : 목차의 큰 제목들
• 소주제 : 중간 주제보다 한 단계 더 내려간 단계. 이 단계 아래가 슬라이드 작성 단위
• 슬라이드 단위는 작성하지 않는다. 세세한 부분에 집착하다 전체 흐름이 왜곡될 수 있다.

트리 구조 1단계

두 번째 단계는 소주제 하위를 슬라이드 단위로 작성하는 것이다. (슬라이드 단위의 스토리 라인 작성)

 

스토리라인 슬라이드의 구성 요소 :

1. 키워드/ 핵심 문구 : 헤드 메세지, 리드 메세지, 거버징 메세지, 액션 타이틀
   1. 가장 중요한 내용을 한두 단어나 두 문장 이내의 글로 표현
   2. 발표 시간 부족 시 해당 문구만 보여주고 넘어가도 말하고자 하는 바를 이해하도록 만들어야 한다.
2. 도형과 그림 : 간단하게 형태만 작성하되, 슬라이드의 어느 부분에 배치할지 정도만 간략하게 그려넣는다.
   1. 어떤 그림 혹은 어떤 도형이 들어갈지 그려놓고 설명을 간단히 적어둠
3. 미리 조사한 외부 자료 혹은 보충해야 할 자료 : 도형및 그림과 같이 취급해도 됨. 몇페이지, 몇번째 줄을 인용할지 미리 적어두면, 슬라이드 작성 시 이중 작업의 불편함을 없앨 수 있다. 기업로고, 자료 출처, 약어 설명

> 실제로는 노트를 이용해 간단하고 빠르게 기획하자.

슬라이드별 주제에 따른 삽입 요소를 정리한 예시, 실제 단계에서는 이것보다 간단하게 만들자.

슬라이드 안에 어떤 내용이 들어갈 지 핵심적인 요소를 결정하고, 어느 부분에 배치될 지 개략적인 그림을 그리면 된다.

 

 

 

5. 슬라이드 단위의 스토리라인 작성 시에는, 키워드 헤드 메세지, 도형/그림, 전문 자료의

내용과 위치가 포함되어야 한다.

 

6. 스토리라인의 생명은 신속함이다.

따라서 컴퓨터를 사용한 스토리라인 작성 보다는 손과 펜을 이용한 스토리라인 작성이

신속함의 측면에서 좀 더 좋은 방법이다.

 

7. 스토리라인을 작성하는 공간은 수첩, 보트, 접착 메모지가 있다.

접착 메모지를 이용한 스토리라인 작성은 수첩의 작성인 휴대의 용이성, 보드의 장점인 이야기 흐름 파악 뿐만이 아니라 이야기 볼륨 파악도 가능하다.

 

8. 수첩이나 접착 메모지를 사용할 때는 격자 무늬가 있는 것을 사용하자.

훨씬 더 정돈된 형태로 기획할 수 있고, 팀원들이 알아보기도 좋아져 생산성이 향상되는 효과가 있다.

• 실무 컨설턴트들은 지워지는 펜을 선호한다.

9. 이야기의 볼륨이 커졌다 줄어드는 바로 앞/ 뒤 슬라이드에 주목하라.

그 슬라이드가 발표 시에 강조해야 하는 슬라이드이다.

역사/규칙/선수 포지션과 공격수/미드필더/수비수/골키퍼는 각각 레벨이 동일하며, 해당 그룹은 병렬 구조를 이룬다고 한다.

10. 본문의 스토리라인 작성과 도입부/마무리 부분의 스토리라인 작성은 차별화해야 한다.

• 1+ N+1 의 법칙 : 도입부와 결론에 반드시 시간을 투자해야 한다.
• 또한 너무 많은 시간을 사용하면 안된다.

 

11. 도입부에서는 유명인사의 격언, 퀴즈 등을 통해 청중의 관심을 끈다.

업무상 하는 프리젠테이션이라면 핵심 요약을 활용해 앞부분에 발표 내용을 미리 정리해주고 발표를 시작하면

청중의 이해도가 높아진다.

권위 있는 인물의 의견을 제시함으로써 주장에 훨씬 설득력이 생긴다.

• 1. 믿을수 있는 조사기관/ 권위자의 말 인용 (dart, 생명보험협회)

명언을 내 프레젠테이션에 맞게 재해석하는 과정이 필요하다. 

• 2. 명언과 속담 등을 적절히 상황에 맞게 활용하면 좋은 효과를 얻을 수 있다.

블랙 스완 :

극단적으로 예외적이어서 발생 가능성이 없어보이지만, 일단 발생하면 엄청난 충격과 파급 효과를 가져오는 사건.

 

 

질문을 통한 청중의 집중 유도

• 3. 질문을 통한 청중의 집중 유도

대부분의 청중이 그 힌트가 점차 주어질수록 알아차릴 수 있게끔 전개하는 방식이 좋다.

청중에게 질문한다는 것은 청중을 긴장시킨다.

경품을 준비해도 좋다.

 

"하이힐은 치명적이면서도 패셔너블한 잇템이다. 이 발칙한 매력에 대해 더 자세히 이야기해보자".

executive summary. 직장인들의 프레젠테이션. 최종 요약을 오히려 맨 앞에 배치함으로서 청중의 집중도가 가장 높을 시기에 주요한 메세지를 전달한다.

> 중간주제 : 국내 자동차 시장 분석, 해외 자동차 시장 분석, 비용 절감 현황, 수익성 개선을 위한 향후 전략

> 1번 : 국내 자동차 시장 성장률, 소비자의 취향 변화

> 2번 : 해외시장 국산 자동차 판매 증가율, 판매 지역별 XX사의 수익률

> 3번 : XX사의 원가 절감 현황

> 4번 : 점유율 방어 전략, 원가 절감 활동 전략

 

• 4. 프리젠테이션 핵심 요약문 - 결론부터 말하라 (Top Down Communication) 

보통의 핵심 요약문은 한두 문장 정도를 불릿 포인트로 3~5개 정도 적어준다.

도대체 무슨 내용을 어떻게 줄여서 써야 할까?

> 기획이 끝난 후 혹은 디자인도 완료한 후

 

핵심 요약 작성법

1. 보고서(컨설팅) 형식으로 작성된 모든 슬라이드에서 헤드 메세지를 모두 복사해 한 페이지로 옮긴다.

2. 한 페이지로 옮긴 헤드 메세지를 조합하거나, 필요 없는 부분은 제거해서 줄여나간다.

3. 4~5개의 불릿 포인트가 남으면 처음부터 다시 읽어보며 프리젠테이션 전체를 포괄하는 내용인지 검토하고, 최종적으로 수정해 완성한다.

4. 전체 내용 포괄은 중간주제를 통해 검토하자. 내용들이 중간주제를 빠짐없이 설명하는가?

5. 말투는 ..함

 

도입 방법을 조합하는 것도 좋은 방법이다.

 

4번이 직장인에게 제일 중요.

 

12. 마무리 부분에서는 지금까지 발표한 내용을 정리해주되,

일회성 프리젠테이션에서는 인상적인 메시지를,

시리즈형 프리젠테이션에서는 다음 프리젠테이션에 대한 예고를 함으로써 청중의 주목도를 높인다.

 

1. 일회성 프리젠테이션

> 흑조를 다시 보여주며 오늘 학습한 내용을 갈고 닦으면 특별한 사람이 될 수 있다 언급

> 에릭 슈미츠를 다시 보여주며 중국 시장 진출 강조 

> 주제에 관련된 강렬한 이미지 보여주기. 주제에 대한 신뢰감 상승

> 목차 요약 + QNA + 인상적인 메세지 (도입부처럼 기법 응용)

 

모든 당신의 문제가 해결됨을 O로 강조

"청중이 프리젠테이션 중에서 단 한가지만 기억한다 하더라도 이건 반드시 기억해야 한다."

어떤 내용을 요약해서 다시 말해주는 것이 좋을까?

목차 부분에 대한 정리를 한다.

 

대단원과 소단원 별로 반드시 뒤에서 이야기해야 할 부분에 대해 재정의 하고, 다시 보여줄 부분을 결정한다.

앞의 핵심 요약과 같은 방식으로 정리한다. 이미 핵심 요약을 앞에 보여줬다면, 구두로 다시 한번 짚어주는 정도로 한다.

 

2. 시리즈형 프레젠테이션

다음 내용 일부 골라 말해줌

관심도 제고 및 이탈 방지

 

13. 타임라인 페이지를 활용하면 현재 진행 중인 프로젝트의 진척 상황, 개략적인 활동과 어떤 산출물이 결과로 도출될지 한눈에 볼 수 있어 업무에 많이 활용된다.

프로젝트는 총 4단계에 걸처 진행되며 초기에는 산업 전반 분석 및 내부 역량 분석에 초점을 두고 진행할 것임과 같은 주제로 작성